MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas.

 En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar , su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

 Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

 Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresión operativa del desarrollo funcional de la organización, es necesario primeramente identificar los elementos básicos y la información necesaria para definir los procedimientos que se requieran diseñar.

Elementos básicos Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre éstos destacan por su importancia:

Diagnóstico de la unidad,

Estructura orgánica

Manual de organización.

Diagnóstico El diagnóstico permite determinar en forma objetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones; a través de éste, podrán detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, así como su incidencia en el ámbito del control interno de la organización. El diagnóstico debe reflejar la situación que prevalece en el desarrollo administrativo de cada área en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de éste, contribuirán a la formulación de alternativas de solución y a la determinación de los ajustes necesarios, para el adecuado diseño o rediseño de los procedimientos de operación.

Los resultados diagnósticos constituyen la expresión cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a las órganos de línea. Estos productos definen su marco de referencia y permiten visualizar los medios concretos a través de los cuales la unidad administrativa busca alcanzar sus objetivos.

 Estructura orgánica Es la disposición sistemática de los órganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. El análisis de la estructura orgánica autorizada permitirá conocer las áreas que integran la unidad administrativa y los tramos de control de su sistema organizacional.

Manual de organización Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización. La revisión del manual de organización autorizado permitirá identificar las funciones y objetivos de la unidad administrativa con base en el Reglamento Interior de la Secretaría de Salud.

EJEMPLO  

Proceso de solicitud de crédito a entidades bancarias.

Paso 1: El cliente recolecta la información requerida y emite una solicitud de crédito.
Paso 2: Los datos son recibidos, estudiados y verificados por el area  de crédito del banco.
Paso 3: el asesor elabora un informe de crédito en base a los datos verificados.
Paso 4: El informe es enviado y recibido por la gerencia de administración y finanzas para tomar la decisión, la cual de ser negativa, los datos son revisados nuevamente.
Paso 5: Al aprobarse la solicitud, la gerencia de administración y finanzas definen las políticas y normas a seguir por el cliente.
Paso 6: La gerencia elabora el contrato y se le entrega al cliente.
Paso 7: Fin del proceso.

HOSPITAL ALFONSO MONCALEANO

DEPARTAMENTO DE SALUD

COD: DDS VERSION: 02 FECHA: 2010-04-13 PAGINAS:1/1

OBJETIVO:

- Este manual sirve para programar las actividades a realizar en el departamento de salud.

- Asesorar el personal para las actividades a desarrollar.

- Evaluar el personar en el adecuado servicio al cliente.

ALCANCE: 9:00AM -12:00 M           2:00 – 6:00 PM

DEFINICIONES: N/A

COMPETENCIAS:

-          Todo el personal del hospital debe estar debidamente capacitado para realizar todas las funciones y tareas asignadas.

-          En la parte administrativa: un auxiliar administrativo, secretaria, encargado de la facturación y nomina.

-          El auxiliar administrativo debe de estar capacitado para orientar al usuario en cuanto afiliación y prestación del servicio.

CONTENIDO:

-Administrar, programar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del departamento de salud

-Apoyar todas las actividades de salud encomendadas, en relación a la gestión institucional.

-realizar y apoyar actividades especificas encomendadas que deriven de la gestión de salud.

-asesorar a secretaria general en aspectos administrativos y de salud que la dirección  del servicio estime deban ser conocidos por el resto de la institución.

-administrar y cuidar los recursos asignados al departamento de salud.

FIRMAS:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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ELABORO

AUDITOR MEDICO

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AUTORIZO

COORDINACION MÉDICA

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REVISO

REGISTRO:

       

VERSION	NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO	RESPONSABLE	LUGAR DE ALMACENAMIENTO	TIEMPO DE ARCHIVO	ORDEN	PERSONAL AUTORIZADO
02	Departamento de salud	Departamento de salud	Departamento de admisiones	2 años	Consecutiva	Aux.administrativo,medico,secretaria y departamento de salud