MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas.

 En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar , su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

 Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

 Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresión operativa del desarrollo funcional de la organización, es necesario primeramente identificar los elementos básicos y la información necesaria para definir los procedimientos que se requieran diseñar.

Elementos básicos Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre éstos destacan por su importancia:

Diagnóstico de la unidad,

Estructura orgánica

Manual de organización.

Diagnóstico El diagnóstico permite determinar en forma objetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones; a través de éste, podrán detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, así como su incidencia en el ámbito del control interno de la organización. El diagnóstico debe reflejar la situación que prevalece en el desarrollo administrativo de cada área en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de éste, contribuirán a la formulación de alternativas de solución y a la determinación de los ajustes necesarios, para el adecuado diseño o rediseño de los procedimientos de operación.

Los resultados diagnósticos constituyen la expresión cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a las órganos de línea. Estos productos definen su marco de referencia y permiten visualizar los medios concretos a través de los cuales la unidad administrativa busca alcanzar sus objetivos.

 Estructura orgánica Es la disposición sistemática de los órganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. El análisis de la estructura orgánica autorizada permitirá conocer las áreas que integran la unidad administrativa y los tramos de control de su sistema organizacional.

Manual de organización Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización. La revisión del manual de organización autorizado permitirá identificar las funciones y objetivos de la unidad administrativa con base en el Reglamento Interior de la Secretaría de Salud.

EJEMPLO  

Proceso de solicitud de crédito a entidades bancarias.

Paso 1: El cliente recolecta la información requerida y emite una solicitud de crédito.
Paso 2: Los datos son recibidos, estudiados y verificados por el area  de crédito del banco.
Paso 3: el asesor elabora un informe de crédito en base a los datos verificados.
Paso 4: El informe es enviado y recibido por la gerencia de administración y finanzas para tomar la decisión, la cual de ser negativa, los datos son revisados nuevamente.
Paso 5: Al aprobarse la solicitud, la gerencia de administración y finanzas definen las políticas y normas a seguir por el cliente.
Paso 6: La gerencia elabora el contrato y se le entrega al cliente.
Paso 7: Fin del proceso.

HOSPITAL ALFONSO MONCALEANO

DEPARTAMENTO DE SALUD

COD: DDS VERSION: 02 FECHA: 2010-04-13 PAGINAS:1/1

OBJETIVO:

- Este manual sirve para programar las actividades a realizar en el departamento de salud.

- Asesorar el personal para las actividades a desarrollar.

- Evaluar el personar en el adecuado servicio al cliente.

ALCANCE: 9:00AM -12:00 M           2:00 – 6:00 PM

DEFINICIONES: N/A

COMPETENCIAS:

-          Todo el personal del hospital debe estar debidamente capacitado para realizar todas las funciones y tareas asignadas.

-          En la parte administrativa: un auxiliar administrativo, secretaria, encargado de la facturación y nomina.

-          El auxiliar administrativo debe de estar capacitado para orientar al usuario en cuanto afiliación y prestación del servicio.

CONTENIDO:

-Administrar, programar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del departamento de salud

-Apoyar todas las actividades de salud encomendadas, en relación a la gestión institucional.

-realizar y apoyar actividades especificas encomendadas que deriven de la gestión de salud.

-asesorar a secretaria general en aspectos administrativos y de salud que la dirección  del servicio estime deban ser conocidos por el resto de la institución.

-administrar y cuidar los recursos asignados al departamento de salud.

FIRMAS:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

-----------------------------------------

ELABORO

AUDITOR MEDICO

--------------------------

AUTORIZO

COORDINACION MÉDICA

----------------------------------------

REVISO

REGISTRO:

       

VERSION	NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO	RESPONSABLE	LUGAR DE ALMACENAMIENTO	TIEMPO DE ARCHIVO	ORDEN	PERSONAL AUTORIZADO
02	Departamento de salud	Departamento de salud	Departamento de admisiones	2 años	Consecutiva	Aux.administrativo,medico,secretaria y departamento de salud

RED DE SERVICIOS EN SALUD

RED DE SERVICIOS EN SALUD 

El presente documento tiene por objeto relacionar algunos aspectos de la relación entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo.

Aplica a los prestadores de servicios de salud y a toda entidad responsable del pago de los servicios de salud..

 DEFINICIONES.

a).Prestadores de servicios de salud. Se consideran como tales las instituciones prestadoras de servicios de salud y los grupos de práctica profesional que cuentan con infraestructura física para prestar servicios de salud y que se encuentran habilitados. Para efectos del presente decreto, se incluyen los profesionales independientes de salud y los servicios de transporte especial de pacientes que se encuentren habilitados;

b). Entidades responsables del pago de servicios de salud. Se consideran como tales las direcciones departamentales, distritales y municipales de salud, las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades adaptadas y las administradoras de riesgos profesionales.

c). Red de prestación de servicios. Es el conjunto articulado de prestadores de servicios de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de manera organizada y coordinada en un proceso de integración funcional orientado por los principios de complementariedad, subsidiariedad y los lineamientos del proceso de referencia y contrarreferencia establecidos por la entidad responsable del pago, que busca garantizar la calidad de la atención en salud y ofrecer una respuesta adecuada a las necesidades de la población en condiciones de accesibilidad, continuidad, oportunidad, integralidad y eficiencia en el uso de los recursos.

d). Modelo de atención. Comprende el enfoque aplicado en la organización de la prestación del servicio, la integralidad de las acciones, y la consiguiente orientación de las actividades de salud. De él se deriva la forma como se organizan los establecimientos y recursos para la atención de la salud desde la perspectiva del servicio a las personas, e incluye las funciones asistenciales y logísticas, como la puerta de entrada al sistema, su capacidad resolutiva, la responsabilidad sobre las personas que demandan servicios, así como el proceso de referencia y contrarreferencia.

e). Referencia y contrarreferencia. Conjunto de procesos, procedimientos y actividades técnicos y administrativos que permiten prestar adecuadamente los servicios de salud a los pacientes, garantizando la calidad, accesibilidad, oportunidad, continuidad e integralidad de los servicios, en función de la organización de la red de prestación de servicios definida por la entidad responsable del pago. La referencia es el envío de pacientes o elementos de ayuda diagnóstica por parte de un prestador de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación diagnóstica que, de acuerdo con el nivel de resolución, dé respuesta a las necesidades de salud.

La contrarreferencia es la respuesta que el prestador de servicios de salud receptor de la referencia, da al prestador que remitió. La respuesta puede ser la contrarremisión del paciente con las debidas indicaciones a seguir o simplemente la información sobre la atención prestada al paciente en la institución receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnóstica.

f). Acuerdo de voluntades. Es el acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o varias personas naturales o jurídicas. El acuerdo de voluntades estará sujeto a las normas que le sean aplicables, a la naturaleza jurídica de las partes que lo suscriben y cumplirá con las solemnidades, que las normas pertinentes determinen.

  

MECANISMOS DE PAGO APLICABLES A LA COMPRA DE SERVICIOS DE SALUD. 

 Los principales mecanismos de pago aplicables a la compra de servicios de salud son:

a).Pago por capitación. Pago anticipado de una suma fija que se hace por persona que tendrá derecho a ser atendida durante un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios preestablecido. La unidad de pago está constituida por una tarifa pactada previamente, en función del número de personas que tendrían derecho a ser atendidas.

b).Pago por evento. Mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un período determinado y ligado a un evento de atención en salud. La unidad de pago la constituye cada actividad, procedimiento, intervención, insumo o medicamento prestado o suministrado, con unas tarifas pactadas previamente.

c). Pago por caso, conjunto integral de atenciones, paquete o grupo relacionado por diagnóstico.Mecanismo mediante el cual se pagan conjuntos de actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos, prestados o suministrados a un paciente, ligados a un evento en salud, diagnóstico o grupo relacionado por diagnóstico. La unidad de pago la constituye cada caso, conjunto, paquete de servicios prestados, o grupo relacionado por diagnóstico, con unas tarifas pactadas previamente.

TIPOS DE ASEGURAMIENTO

REGIMEN CONTRIBUTIVO

A este  régimen pertenecen las personas vinculadas laboralmente tanto  del sector publico  como privado y sus familias , los pensionados y jubilados  y los  trabajadores independientes  con capacidad  de pago

De esta normatividad se encuentran exonerados  :

1. Miembros  de  las fuerzas publicas (Militares  y policías)  
2. Afiliados al fondo de  prestaciones sociales del magisterio
3. Los servidores públicos y pensionados  de  ECOPETROL 

AFILIACION

Son afiliados al SGSSS todos  los  residentes en Colombia afiliados a los dos regimenes

         TIPO  DE  AFILIADOS 

1. COTIZANTES: Vinculados mediante contrato  de  trabajo ,servidores públicos, pensionados ,trabajadores independientes , rentistas , propietarios  de  empresas
2. BENEFICIARIOS :

•          Cónyuge o  compañero permanente mayor  a 2  años ,

•          Hijos  menores de  18   años que  dependan económicamente

•          Hijos  de  cualquier  edad con incapacidad permanente y dependencia  económica 

•          Hijos entre  18 y  25  años estudiantes de tiempo  completo y con dependencia       económica

•          Hijos del cónyuge o compañero permanente menores  de  18  años o con incapacidad  permanente que dependan económicamente

•          Padres que no estén pensionados y dependan económicamente        

3. VINCULADOS : Personas  sin capacidad  de pago mientras  se  afilian al régimen  subsidiado

REGIMEN  SUBSIDIADO

Conjunto de  normas que  rigen la  afiliación a  personas  pobres  y vulnerables y sus  grupos familiares que  no  tienen capacidad de  cotizar

   

 La  administración del  régimen subsidiado en salud corresponde  a  las direcciones seccionales distritales y locales de  salud las cuales  están autorizadas para celebrar los contratos con las   ARS (ADMINSITRADORA  DEL  REGIMEN  SUBSIDIADO) a  las que  corresponde  no  solo  el  manejo  de  los recursos sino  también  de la afiliación

 Para  su  afiliación  cualquier  ciudadano  puede   solicitar  que  le sea  aplicada la encuesta a  través    del SISBEN  en su municipio  de  residencia  Una  vez practicada esta  encuesta  , de  acuerdo  al nivel de pobreza será  definido  el  estrato al que  pertenece y le  será  expedido  el carnet  en el cual  quedara  constancia  de  las  personas que  conforman  su  grupo  de  beneficiarios 

     Los    recursos con que  se financia  el   régimen son :

•          Recursos  provenientes de  ECOSALUD

•          Recursos del situado fiscal 

•          Recursos del Fosyga

•          Recursos  que  reciban  los  municipios , distritos y departamentos

COMO SE  AFILIA A LAS  FAMILIAS  AL REGIMEN SUBSIDIADO EN  SALUD

•          El municipio  debe publicar  las  listas  de  las  ARS autorizadas para  afiliar

•         Informar  y  comunicar 90 a180 dias calendario antes del inicio de la  contratación, las condiciones para  escoger la ARS por  parte  de  las familias de los  niveles 1 y2 del SISBEN

•          Realizar  en acto  publico la afiliación de  las  familias , como afiliado  tiene  derecho al POS S

•          La  ARS  debe garantizar  la no multiafiliacion

•          Conformar  veedurías para vigilancia del  SISBEN  y notificar  a  ellas  irregularidades 

    RESPONSABILIDADES  DE  LAS ARS

•          Mantener información real  y  actualizada de  sus  afiliados

•          Remitir novedades  de  ingreso y  actualización a  municipio

RESPONSABILIDADES DEL  MUNICIPIO

Mantener  información real y actualidad de  sus  afiliados del SISBEN Y  DE LA BD

Realizar  procesos  prioritarios

Realizar cruces de  nuevos ingresos con la BD

Remitir novedades

RESPONSABILIDADES  DEL  DEPARTAMENTO

Recibir  de  municipio , validar  y  cruzar  información de  ingresos  

Validar  la  información de  novedades

Mantener  información real  de  los  afiliados  de  todos los municipios en su DB

Efectuar  control y  seguimiento al  reporte de novedades 

Brindar  asistencia técnica  a los  municipios

NORMAS DE ASEGURAMIENTO

•     Ante  todo debemos  conocer  que  los  contratos  suscritos entre  las  ARS  Y ENTIDADES        TERRITORIALES no  son  contratos  de  prestación  de  servicios de  salud

•      La  función  básica  de  las   ARS   consiste en  organizar  y  garantizar la  prestación de  servicios  de  salud  incluidos en  el  POS , lo  cual  pueden  hacerlo a  través de una red prestadora de  servicios propio o  contratado por lo  tanto con los  recursos provenientes de  la UPC que  recibe la  ARS garantizan el  cubrimiento del  riesgo  en  salud  de  sus  afiliados

•   Con  relación  al  numero  de personas  aseguradas ,los contratos  contemplan un # fijo pero es  posible que  sea  mayor  o  menor por  lo tanto  es necesario  establecer el numero  real  teniendo  en  cuenta

1.       Fallecimientos

2.       Personas  del  régimen contributivo

3.       Afiliaciones múltiples

4.       Nacimientos

5       El  numero  de personas se establece con la carnetizacion , con la disponibilidad de  la red   prestadora de  servicios , la  póliza de  reaseguro para enfermedades de  alto costo  y  con la  ejecución de  los  planes de  promoción y  prevención

•    PERIODO  DE ASEGURAMIENTO Hace  referencia  al  momento a partir del cual se  garantiza el acceso  a  los servicios del POS

Sistema subsidiado  de pensiones

EL  SUBSIDIO  DE PENSIONES  ES DE  CARÁCTER  TEMPORAL  Y PARCIAL

  

De  carácter  temporal ya  que los trabajadores que  han perdido  temporalmente la  capacidad  de pago para  cancelar los  aportes no  se   vean  obligados a interrumpir el cumplimiento  de  los  requisitos  para  optar a  la  prestación  y Parcial porque para acceder a  este beneficio el afiliado tendrá  que  realizar un esfuerzo conforme este  en capacidad de  pagar parte  del  aporte  y  el  sistema  cubre  aquella  pare  que el  trabajador  este  en la  imposibilidad  de pago

El FONDO DE  SOLIDARIDAD PENSIONAL  esta destinado a cubrir el subsidio a  los grupos de población que  por sus  condiciones socioeconómicas no  tienen  acceso como  son desempleados ,artistas deportistas ,madres  comunitarias y discapacitados 

 La edad  para acceder a esta  protección es  3  años  inferior  a la norma

 La   selección de  los beneficiarios  se hace  con base  en los  listados  del  SISBEN y  gozaran del  cubrimiento   de  las mismas contingencias  : vejez ,invalidez y muerte